Präzision total

Bereits der Firmenname bringt zum Aus-druck, dass bei der Diener AG «Hochpräzisi-on» Schlüsselbegriff und wichtige Kundenan-forderung zugleich ist. «Da wir als GU positio-niert sind und Komplettlösungen bieten, ist es für uns noch bedeutender, der vom Kun-den geforderten Prozessfähigkeit zu genü-gen», erläutert CEO Rolf Diener. Die Mithilfe bei Produkte- und Prozessentwicklung, durch­ gängig validierte Prozesse und freigegebene Lieferanten ergeben das hohe Mass an erwar-teter Sicherheit.

Der TQM-Gedanke ist bei der Diener AG schon lange verankert, getrieben namentlich durch die Normen im Medizinbereich. Über das Zertifikat ISO 9001 hinaus erfüllt das Un-ternehmen deshalb die Norm EN ISO 13485, welche ein umfassendes Managementsystem für Design und Herstellung von Medizinpro-dukten verlangt, wie auch das SQS-Zertifikat CE 1250 für Dentalprodukte, die Diener in Verkehr bringt. Zudem hält man die Vorga-ben der Norm ISO 14971 ein, welche die An-wendung des Risikomanagements auf Medi-zinprodukte regelt.

Warum neue QM-Software evaluiert?
«Im Jahr 2014 stiess unsere Word-VB-Lösung endgültig an ihre Grenzen», sagt Rolf Lössl, Quality Manager bei Diener. «Priorisierungen waren fast unmöglich, die Lösung erzeugte Suchaufwand, war störungsanfällig und vor allem an eine Einzelperson gebunden», ver-deutlicht er.

Im Rahmen der Evaluation für eine neue QM-Software standen zwei Lösungsfel-der im Vordergrund:

• die saubere Abbildung der Prozesse, inkl. Dokumentenverwaltung/Qualitätshand-buch
• die verlässliche und effiziente Abwicklung des Reklamationsmanagements

Der Entscheid für das QM-Tool Improve aus dem Hause Synprovis (Eich LU) fiel aufgrund von sechs Kriterien:

• sämtliche Q-Aspekte abgedeckt
• Nähe und Direktsupport statt Betreutwer-den durch Vertretungen und Untervertre-tungen
• Customizing-Möglichkeiten in Eigenleis-tung
• gute ERP-Anbindung
• keinerlei Abhängigkeiten wie z. B. im Bereich Lizenzen
• Kosten

Seit dem 1. Januar 2015 arbeitet die Diener AG nun mit Improve. «Wir haben bereits viele Optimierungen erreicht, und das erst noch bei geringem Unterhaltsbedarf durch die IT-Abteilung», fasst IT-Leiter Patrick Maag die bisherigen Erfahrungen zusammen. Getreu der TQM-Philosophie hat das Unternehmen alle Improve-Module gekauft und sie sukzes-sive angewendet:

• Kundenreklamation
• Interner Fehler
• Lieferantenfehler
•  Verbesserungen
• Änderungsmeldung
• Aufgabenmanagement
• Kundenbefragung
• Lieferantenbewertung
• Instandhaltung
• Schulungsplan
• Q-Dokumente
• Risikomanagement
• Audits
• Arbeitssicherheit

Zentrale Optimierungen
Unter den erreichten Verbesserungen im Qualitätswesen hat man laut Rolf Lössl in den Bereichen Dokumentenlenkung, Pendenzen­ überwachung und Dokumentenablage die grössten Nutzen erzielt.

• «Bei der Dokumentenlenkung mit Improve ist die Änderungshistory der Prozessbe-schreibungen, Arbeitsanweisungen, For-mulare, Checklisten usw. ausgesprochen einfach gelöst», unterstreicht der Q-Mana-ger. Als speziell wertvoll wird seitens der Diener AG die Möglichkeit bezeichnet, Do-kumente mit Gültigkeitsdaten zu verse-hen und so die Aktualisierungen perma-nent zu sichern.
• Die Pendenzenüberwachung ist mit allen re-levanten Features ausgestattet. Für die Mit-arbeitenden ist zu jedem Zeitpunkt klar, was an Aufgaben ansteht. Die vom System versandten Rückstandsmahnungen per E-Mail, bei der Diener AG im Wochenrhyth-mus definiert, sind eine wirksame Hilfe im Dienste der Termineinhaltung.
• «Bei der Dokumentenablage würde man ei-gentlich besser von der Funktionalität Su-chen & Finden sprechen», präzisiert IT-Lei-ter Patrick Maag, «denn mit Improve sind

«Wir haben bereits viele Optimierungen erreicht.»

Suchzeiten Geschichte». Es sind alle denk-baren Dokumententypen bis hin zu Videos hinterlegbar und inklusive History an einem Ort abgelegt. Zudem hat man bei Diener mit der Improve-Möglichkeit, Eingabe-masken selber zu gestalten, die Auffindbar-keitssystematik weiter verfeinert.

Viele Mitarbeiter involviert
Von den rund 150 Diener-Beschäftigten ar-beiten deren 30 intensiv und 70 gelegentlich mit Improve. «Durch Info-Bildschirme, die im Betrieb verteilt sind, ist letztlich sogar jede/r Mitarbeitende mit der Software konfron-tiert», erklärt Rolf Lössl. «Dieses starke Involvement kann nur deshalb funktionieren, weil das Tool verblüffend einfach zu handha-ben ist», ist Patrick Maag überzeugt. Improve ist mit wenig Energie lernbar und verwendet durchgängig dasselbe methodische Prinzip «erfassen, entscheiden, erledigen, verbessern». Diese Analogie zum berühmten Deming-Kreis (PDCA-Zyklus) gehört ebenso zu den fundamentalen Ansätzen der Software wie die Ereignisbasierung.

«Es funktioniert», verdichtet Rolf Lössl seine Einschätzung des QM-Tools auf zwei Worte. «Bei unserer Word-basierten Vorgän-gerlösung wurde bei Problemen das System AEG angewendet: Ausschalten/Einschalten/ Gut. Das ist zum Glück Vergangenheit», schmunzelt er.

Kundengetriebene Lösung
«Dass das Softwarehaus Synprovis sehr kun-dennah agiert, zeigt sich auch bei Verbesse-rungsanfragen oder funktionalen Anliegen», freut sich IT-Chef Maag. Kundeninputs wer-den ernst genommen und sind wenn immer möglich im nächsten Software-Release enthalten. Dem intensiven Austausch mit den Usern dient auch die jährlich stattfindende Kunden-tagung in Eich. «Damit verfolgen wir dieselben Ziele wie mit der Software selbst, nämlich hö-here Transparenz und merkliche Vereinfa-chungen», betont Synprovis-CEO Hubert Geisseler.