Standards bringen Stabilität

Ganz klar: Kleine KMU, die voll auf erstklassiges elektronisches Quali-tätsmanagement setzen, arbeiten mit wenig Leuten effizienter als manches Grossunternehmen. Nicht verwunderlich: Immer mehr an-spruchsvolle Schweizer Firmen entscheiden sich für digitale Prozess-führung. Oft beobachtet: Die Einführung dieser Neuerung gestaltet sich zum Hindernislauf.

Vollerfolg nach nur sechs Monaten
Dass es anders geht, zeigt die SwissPrimePack AG, mitführend im Be-reich der Entwicklung und Produktion hochstehender Lebensmittel-verpackungen für Kunden wie Emmi, Mövenpick oder die Migros. «Ein kompetitiver Markt, besonders für ein Schweizer Unterneh-men!», meint CEO Jana Walker. «Es gibt ja Auslandslösungen. Man muss effizient und innovativ arbeiten, um vorne zu bleiben.»

Unter diesen Vorzeichen gelang der SwissPrimePack AG im Jahr 2017 innert sechs Monaten, wofür andere Unternehmen Jahre einsetzen: die Einführung durchgängigen elektronischen Qualitätsmanagements, gekrönt von der ISO-9001:2015-Zertifizierung im September 2017.

Qualitätsmanagement ist für alle da
Walker betont: «Die zügige Einführung umfassenden Qualitätsmanage-ments gelingt, wenn man alle involviert. Es lag uns am Herzen, unseren digitalen Assistenten richtig aufzubauen und seine Bedeutung für alle Mitarbeitenden und unsere Firma klar darzulegen. Sämtliche Abteilun-gen sollten einbezogen und geschult werden. Alle Prozesse mussten ­sicher und stabil abrufbar sein, denn alle sollten Zugriff haben.»

Gesucht: ein umfassendes Werkzeug
Zum Zeitpunkt dieser Überlegungen (im frühen Frühjahr 2017) stand SwissPrimePack wenige Monate vor einer aufwendigen Zertifizie-rung. Bereits im Haus: eine ältere Lizenz der Zofinger Qualitäts­ management-Software IQSoft.

Jana Walker evaluierte Angebote der Mitbewerber. Sie wollte kein reines Audit-Tool, sondern ein umfassendes Werkzeug zur Ver-netzung aller Unternehmensbereiche. «Ich sah, dass unser Kunde Emmi­ erfolgreich auf IQSoft setzt. Das beeindruckte mich. Ausschlag-gebend war letztlich eine IQSoft-Präsentation durch Beat Rippstein von der IQS AG. Er zeigte meinem Qualitätsmanager, Marcus Kriebel, und mir umfassend, was die Software in der neuen, webbasierten SQL-Version für uns tun konnte.» Marcus Kriebel ergänzt: «Die nach-folgende Zusammenarbeit hat sehr gut funktioniert. Die Beratung, die Konstanz, der Mensch-Faktor: für uns sehr wichtig.»

Jetzt aber Vollgas!
Bei SwissPrimePack erinnert man sich an diese Projektphase als «eine ziemliche Offensive». Der Druck war gross, die Zertifizierung nahte. Man involvierte intern mindestens ein Dutzend Leute und setzte zudem auf die aktive Unterstützung der IQS AG. Marcus Kriebel: «Wir wählten Support vor Ort und wir erhielten von der IQS AG auch Templates als Grundgerüst für die Prozessplanung. Alle Beteiligten haben gut zugear-beitet. Dafür bin ich dankbar, denn deshalb konnte ich als Qualitätsma-nager sehr effizient ans Werk gehen.» In dieser Phase lief übrigens längst nicht alles digital. Kriebel verrät uns, dass seine Mitarbeitenden ihre Wünsche per Kugelschreiber auf den Prozess-Templates einzeichneten.

Eine überzeugende Prozesslandkarte für alle
Und die Software selbst? Kriebel: «Mit IQSoft bekommt man neben allen­ anderen Funktionen BPM, ein fantastisches visuelles Tool zur Gestaltung von Prozesslandkarten.»

Diese Prozesslandkarte – darauf legten Walker und Kriebel Wert – sollte «ganz praktisch» funktionieren. Etwa im Mai 2017 begann man daher mit der Abbildung und Gestaltung aller Elemente, Produkte und Prozesse. Heute ist einfach alles in der Prozesslandkarte abgebil-det. Jeder Mitarbeitende kann das Organigramm, die Strukturen und die Prozesse anschauen. Abrufbar sind zum Beispiel die Einstelldaten der Maschinen, die Qualitätsmerkmale der hergestellten Produkte, das Leistungssoll oder die Abteilungsziele.

Zum kompletten Dokumentenmanagement gehören aber auch Arbeitspläne, das Prüfmanagement oder das Beschwerdemanage-ment. Die via IQSoft verwalteten Datensätze sind dabei die einzige aktuelle Quelle. Auf das entsprechende Laufwerk darf daher auch nur der Qualitätsmanager zugreifen.

Umfassende Effizienzsteigerung
Fragt man nach dem Resultat des nicht unbeträchtlichen Aufwands, ist Jana Walkers Urteil eindeutig: «Unsere Lieferfähigkeit, die Effi­ zienz, Qualität und Motivation unserer Leute sind gestiegen.» Markus Kriebel verdeutlicht: «Ein Mitarbeiter an einer Maschine holt sich heute mit zwei Mausklicks eine aktuelle Produktzeichnung. Früher musste er solche Zeichnungen per E-Mail anfordern. Aber was, wenn der Empfänger nicht da war? Die Effizienzsteigerung ist massiv.»

Vom Müssen zum Dürfen zum Wollen
Jana Walker betont die Bedeutung positiver Kommunikation, hält je-doch fest: «Sie müssen eine derartige Veränderung knallhart einfor-dern. Die Umsetzung muss stimmen und das wird kontrolliert.» Glücklicherweise sei es jedoch nur in absoluten Einzelfällen zu Kon-sequenzen gekommen. Ganz im Gegenteil: «Widerstände gegen IQSoft haben wir nur während ganz kurzer Zeit gespürt. Anfangs sag-ten die Leute: ‹Ja, ich muss das jetzt halt anwenden.› Und dann hörten wir plötzlich: ‹Das nützt mir ja!›. Wenn wir heute durch die Firma ge-hen, kommen Leute auf mich zu und sagen: ‹Das müsst ihr dann im Fall noch verbessern. Diese Maschine sollte man besser so und so ein-stellen›. Das ist neu und wir finden es super!»

Der Effekt? Es ist in der Firma ruhiger geworden. Man hat dank höherer Transparenz wohl mehr Verständnis untereinander. Und wo alles sehr geordnet abläuft, kann jeder Mitarbeitende nach seinem Ein-satz gelassen und zufrieden nach Hause gehen: «Vorher waren manche Vorgaben etwas unklar. Die Leute wussten nicht genau, was richtig war. Mit IQSoft als Führungstool gibt es keine Unklarheiten mehr.»

Alles klar. Jederzeit.
Jedes erfolgreiche Unternehmen legt Wert darauf, sich von innen und aussen zu betrachten. Dieser zweifache Fokus aufs Wesentliche wird durch elektronisches Qualitätsmanagement erleichtert. Bei SwissPrime-Pack zeigt sich das unter anderem am monatlichen Management-­ Review: Die Führungscrew weiss jederzeit genau, wo das Unternehmen quantitativ und qualitativ steht. So oder so überprüft man regelmässig bestimmte Prozesse, denn «sonst wäre das System ja nicht gelebt».

Wie weit man Mitarbeitende an gewonnenem Wissen partizi-pieren lässt, ist von KMU zu KMU unterschiedlich. SwissPrimePack setzt auf Offenheit. Die allgemeinen Kennzahlen, Qualitätskenn­ zahlen und Entwicklungen sind für alle Interessierten sichtbar.

Der Erfolg der Firma als Ansporn für den Einzelnen? Jana Wal-ker bejaht das. Sie ist überzeugt, dass jeder Mensch gerne in einer er-folgreichen Firma arbeitet. Marcus Kriebel ergänzt: «Mitarbeitende können zum Beispiel abrufen, wann sie an ihrem Arbeitsplatz welche neue Software erwarten dürfen. Die Leute sehen, dass etwas geht.»

Aufs Notwenige reduziert
Alle reden vom Lean Management. Beim Dokumentenmanagement heisst das: Verdichten! Weg mit allem, was man nicht wirklich braucht. Bei SwissPrimePack geriet dieser Prozess zur regelrechten Schlank-heitskur: Aus 500 uneinheitlichen und kaum kontrollierten Dokumen-ten wurden 150 einheitlich strukturierte Datensätze. Und vor allem: «Es gibt nun Zugriffskontrollen. Das allein bringt schon enorm viel.»

Bereinigt werden Dokumente durch Qualitätsleiter Kriebel: «Mitarbeitende kommen mit Vorschlägen auf mich zu. Diese Ideen sind meistens gut, und dann passen wir das an.»

Gibt es Kundenaudits? Klar, aber die seien kein Problem, da schneide man sehr gut ab. Wiederholbarkeit sei erwünscht und da helfe so eine Software sehr.

Aufs Maximum minimiert
Jana Walker zieht Bilanz: «Ob Qualität, Leistung oder Motivation: Wir haben viel erreicht, zahlreiche Abläufe mit Strategie und Leitbild ver-knüpft, sehr hohe Transparenz geschaffen und das in einem voll inte-grierten System. Wir kennen alle Werte und Abläufe, die wir kennen wollen. Solche Standards bringen Stabilität.» Marcus Kriebels Perspek-tive: «Alle relevanten Infos fliessen zusammen und stehen zur Verfü-gung. Die Zugriffszeit hat sich wahnsinnig minimiert. IQSoft macht die Arbeit aus Sicht des QM sehr einfach.»

Alles gut, alles erledigt?
Auch, wenn alles funktioniert, kann man doch immer noch besser werden. Auf dem Wunschzettel der SwissPrimePack AG: die Einfüh-rung des Schulungsmoduls EDUQ und – trotz erfolgreicher Zertifizie-rung – die Aktivierung des IQSoft Auditmoduls. Marcus Kriebel freut sich auf diesen Schritt: «Mit IQSoft lassen sich komplizierte Prozesse auf einer A4-Seite abbilden. Die Auditvorbereitungen sind aber auf-wendig. Das können wir gerne noch optimieren.»

Fazit? Qualitätsoptimierung ist für die SwissPrimePack AG keine Pflicht, sondern eine Herzensangelegenheit. Zwei weitere IQSoft-Mo-
dule? Noch mehr Qualität und Effizienz?