Hilfsmittel im Betrieb von Management­ systemen

Managementsysteme laufen nicht von alleine. Das Umsetzen einer Normenforderung wie zum Beispiel «Analyse der relevanten Umwelt-wirkungen» oder «Sicherstellen der Gesetzes-konformität» etc. braucht Hilfsmittel. Diese können Prozesse, Softwares oder spezielle Do-kumente sein. Sie sorgen dafür, dass das Um-setzen einer Normenforderung in der Praxis geordnet abläuft und dass die Umsetzung gleichzeitig auch dokumentiert ist.

Relevanzmatrix
Ein gutes Beispiel dafür, wie Hilfsmittel dank der High Level Structure in verschiedenen Ma-nagementsystemen angewendet werden kön-nen, ist die sog. Relevanzmatrix. Im UMS nach ISO 14001 dient sie schon lange zur Bezeich-nung der massgeblichen Wirkungen der Fir-ma auf die Umwelt. Entsprechend werden in einer Matrix die Aktivitäten und Prozesse der Firma gegen die verschiedenen Umweltaspek-te aufgetragen und an den Kreuzungspunkten der Zeilen und Spalten wird die «Relevanz» des Betriebsbereichs für den Umweltbereich mar-kiert, meist mit einer Zahl, die proportional zu dieser Relevanz ist, oder einfach mit «gering», «mittel» und «hoch». Dieses Instrument lässt sich nun auch im Rahmen der neuen ISO 45001 für Arbeitssicherheit verwenden. An-stelle der Umweltaspekte werden die Gefähr-dungsarten gem. Suva benutzt und bei den Betriebsbereichen schaut man darauf, dass ei-ne gute Granularität betreffend Arbeitsplatz-situationen gegeben ist (vgl. Abb. 2). Dieses Hilfsmittel ist dann eine «Arbeitssicherheits-Relevanzmatrix». Sie kann mit wenig Aufwand zu einer Gefährdungsbeurteilung ausgebaut werden, indem man die relevanten Arbeits-plätze noch näher untersucht und feststellt, ob dort alle notwendigen Schutzmassnahmen für sicheres Arbeiten bekannt und getroffen wor-den sind. Diese Gefährdungsbeurteilung wie-derum lässt sich sehr vorteilhaft mit einem sogenannten «Gefahrenportfolio» darstellen.

Ebenfalls ein «Matrix-Approach» liegt den bekannten Hilfsmitteln zur Stakeholder-analyse und zum Risikomanagement zu-grunde. Bei einer Stakeholderanalyse werden alle Stakeholdergruppen auf einer Achse der Matrix eingetragen. Auf der anderen Achse sind ihre Bedürfnisse/Erwartungen sowie ih-re möglichen Einflüsse auf das Unternehmen aufgeführt – oft zusammen mit einer Angabe von deren «Stärke» und mit Hinweisen zu Chancen und Gefahren, die damit verbunden sind. Bei Risikomanagement-Tools wird klas-sischerweise die Wahrscheinlichkeit von Sze-narien gegen deren Ausmass aufgetragen, so-dass das Risiko der einzelnen Szenarien gra-fisch sichtbar wird.

Software-Unterstützung
Bekannte, generell für den Betrieb von Ma-nagementsystemen einsetzbare Hilfsmittel, sind die Prozess-Mapping- und die Doku-menten-Verwaltungs-Softwares. Natürlich kann man Prozesse auch mit Powerpoint oder mit Excel zeichnen und natürlich kann man Dokumente auch einfach auf einem Ordner auf einem Laufwerk ablegen. Aber so-bald ein System etwas komplexer wird, wird das händische Aktualisieren der Dokumente (inklusive Nummerierung, Versionierung, Archivierung der alten Versionen etc.) und vor allem das Aktualisieren der Hyperlinks zwischen den Dokumenten doch zuneh-mend mühsam. Die verschiedenen bekann-ten Dokumentenverwaltungs-Softwares ha-ben diese Arbeiten automatisiert und unter-stützen die Managementsystemleitung ent-sprechend. Oft ist zusammen mit Dokumen-tenverwaltungssystemen auch ein Audit-Verwaltungssystem erhältlich. Dieses unter-stützt die Durchführung interner Audits mit Einladungen, angepassten Audit-Checklisten etc. und sorgt für eine einwandfreie Ablage und Wiederauffindbarkeit der Auditberichte.

E-Learning-Tools sind eine interessante, weil zeitsparende Unterstützung für die innerbetriebliche Aus- und Weiterbildung. Gerade Aus- und Weiterbildung betreffend Umweltschutz, Arbeitssicherheit und andere Verhaltensweisen am Arbeitsplatz fällt oft dem Zeitmangel zum Opfer. Mit «Lektionen am Computer», die man individuell an Randzeiten oder während Lücken in der Auslastung absolvieren kann, kann das Ausbildungsniveau gesteigert werden, ohne dass dafür «Extrazeit» aufgewendet werden muss.

Gesetzeskonformität und Compliance
Eine zunehmend wichtigere Rolle spielen Hilfsmittel, die das Unternehmen in die Lage versetzen, seine Rechtskonformität zu über-prüfen und sicher zu stellen. Auf der Ebene des Bundes sind unzählige Gesetze und Verord-nungen vorhanden, welche analysiert und ge-checked werden müssen. Dazu kommen Er-lasse der Kantone, der Gemeinden sowie Do-kumente von Suva/EKAS, Brandschutz etc. Gemäss Angaben des Schweizerischen Gewer-beverbandes (SGV) wendet ein KMU mit bis zu neun Mitarbeitern jährlich etwa 1000 Arbeits-stunden auf, um sich gesetzeskonform zu ver-halten, Tendenz steigend. Je nach dem Inhalt und dem Geltungsbereich des Management-systems sind zudem spezielle Gesetzgebungen mit zu berücksichtigen, wie z. B. Bestimmun-gen betreffend Lebensmittel, medizintechni-sche Geräte oder betreffend Datenschutz. Un-terstützungstools auf dem heutigen Stand der Technik funktionieren in der Regel online und sind in der Lage, die «Gesetzesdokumente» ei-ner Organisation zu jeder Zeit an den aktuel-len Stand der Gesetzgebung anzupassen. Schwieriger automatisierbar ist indessen die Überprüfung im Betrieb, ob die Gesetzesfor-derungen tatsächlich erfüllt sind. Das Legal Compliance Tool kann aber immerhin für die verschiedenen Überprüfungspflichten fest-halten, wer im Betrieb zuständig ist, wann die letzte Kontrolle stattgefunden hat und wel-ches Resultat dabei herausgekommen ist. So ist ein permanenter Nachweis der Rechtskonfor-mität möglich (gegenüber Behörden, Anwoh-nern, Shareholdern oder Auditoren etc.).

Eine neue Generation von Manage-mentsystemhilfsmitteln versucht, breitban-dig vorzugehen und unterschiedliche Aufga-benbereiche in einem Tool abzudecken. Dies bietet grosse Vorteile, weil Daten nur ein Mal erhoben werden müssen und danach für ver-schiedenste Anwendungen verwendbar sind. So werden Doppelspurigkeiten im Datenma-nagement sowie unnötiger Mehraufwand vermieden. Solche Systeme sind zwar in der Regel in der Anschaffung etwas teurer als «Einzeltools», können sich bei konsequenter Nutzung zugunsten eines integralen Manage-mentsystems auf längere Zeit aber durchaus lohnen. Ein Beispiel dazu ist in Abb. 3 darge-stellt.

Hilfsmittel sollen helfen, nicht hindern
Das Angebot an Managementsystemhilfsmit-teln ist gross und attraktiv. Wichtig ist aber: Die Hilfsmittel müssen dem Managementsystem-leiter in der Umsetzung dienen – nicht umge-kehrt! Verwenden Sie nicht Hilfsmittel, die Sie in ein ungeliebtes Korsett zwängen, sondern solche, die Ihnen tatsächlich helfen.