Schluss mit der Zettelwirtschaft
Aus einer Vielzahl verschiedener Quellen, wie z.B. Audits oder Reklamationen, ergeben sich erforderliche Massnahmen. Deren vollständige und termingerechte Erledigung stellt für Unternehmen, Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter eine zentrale Managementaufgabe dar.
Massnahmen entstehen in einem Unternehmen in den verschiedensten Bereichen und in jeder Grössenordnung. Ob kleine, schnell zu erledigende Aufgabe oder umfangreiches Projekt, das in mehrere Teilschritte zerlegt werden muss – welche Abteilungen, Teams oder einzelnen Mitarbeiter sollen mit der Bearbeitung beauftragt werden? Wer trägt die Verantwortung für die Umsetzung? Und wie lässt sich die Zielerreichung präzise und im vorgesehenen Zeitrahmen steuern und überprüfen? Die zentrale Verwaltung und Verfolgung von Massnahmen in Unternehmen kann nur durch ein funktionierendes Massnahmenmanagement gelingen – eine Aufgabe, die elektronische Unterstützung notwendig macht.
Gesucht: Zentrale Instanz zur Erfassung und Koordination
Die Organisation von Massnahmen wird in Unternehmen auf ganz unterschiedliche Art und Weise gehandhabt, z.B. in Form von Excellisten oder über E-Mail-Austausch. Häufig ergibt sich die Situation, dass jede Abteilung oder sogar jeder einzelne Mitarbeiter seine To- Dos und auch die damit zusammenhängende Kommunikation und Informationsweiterleitung anders organisiert. Das bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich: In der Regel ist es mit grossem Aufwand verbunden, den aktuellen Stand, den Fortgang oder die Zuständigkeiten einer Massnahme nachzuvollziehen oder überhaupt einen Überblick über die Gesamtheit der anstehenden Massnahmen zu gewinnen. Auch Überfälligkeiten sind auf diese Weise kaum zu kontrollieren. Darüber hinaus lassen sich verstreut erfasste Massnahmen nicht systematisch auswerten – das erschwert Verantwortlichen die Erfolgskontrolle.
Um die verschiedenen unternehmensweiten Massnahmen strukturiert zu verwalten, ist daher eine zentrale Instanz erforderlich, die die verschiedenen Aufgaben und damit verbundenen Aktivitäten aus unterschiedlichsten Unternehmensbereichen sammelt und mitverfolgt. Mit geeigneter Softwareunterstützung ist dies möglich. Nutzt ein Unternehmen oder eine Organisation bereits ein integriertes Managementsystem, z.B. zur Umsetzung der Qualitätsmanagement-Norm DIN EN ISO 9001 und weiterer Normen, ist es in der Regel ganz einfach, auf diesem Grundgerüst ein Massnahmenmanagement aufzubauen und bereits vorhandene Informationen dafür zu nutzen.
Massnahmenmanagement mit ConSense
Die ConSense GmbH aus Aachen, Anbieterin von innovativen Softwarelösungen für das Prozess- und Qualitätsmanagement, hat zu diesem Zweck ein Modul zum Massnahmenmanagement entwickelt, das die Basisversionen der verschiedenen ConSense-Softwareprodukte ergänzt. Das Modul erfasst alle Massnahmen aus sämtlichen Unternehmensbereichen zentral und bietet damit einen Gesamtüberblick. Ob anstehende Aufgaben aus KVP, Audits, Reklamationen und mehr – von hier aus werden Massnahmen und mögliche Untermassnahmen zentral verwaltet und gesteuert.
Über das System lassen sich die Massnahmen den jeweiligen Verantwortlichen, z.B. einzelnen Mitarbeitern oder Organisationseinheiten, zuweisen. Die Beteiligten erhalten automatisiert detaillierte Informationen über die ihnen zugeteilten Massnahmen und Fristen und werden an Fälligkeiten erinnert. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert, wenn zuvor so festgelegt, die übergeordneten Stellen. Vorgesetzte können sich im System jederzeit über den Fortschritt der Umsetzung sowie den aktuellen Stand informieren. Für einen Gesamtüberblick lassen sich unterschiedliche Reports zusammenstellen, z.B. zu offenen und überfälligen Massnahmen. Neu ergänzt hat ConSense in diesem Modul die Möglichkeit der Analyse sowie der Freigabe von Massnahmen. Die Analyse hilft immer dann, wenn zwar das Ziel klar ist, die konkreten Schritte aber noch ausgearbeitet werden müssen. Mittels Freigabe von Massnahmen lässt sich sicherstellen, dass Aufwand und Kosten überschaubar bleiben.
Insgesamt erleichtert die systematische Erfassung, Bearbeitung und Kontrolle mit dem ConSense-Massnahmenmanagement die termingerechte und vollständige Umsetzung unterschiedlichster Aufgaben.
Alle Aufgaben im Blick mit dem ConSense-Taskboard
Alle anstehenden Massnahmen an einem zentralen Ort sammeln und bearbeiten – das lässt sich mit dem ConSense-Massnahmenmanagement einfach und systematisch umsetzen. Doch meistens decken die im Massnahmenmanagement verwalteten Aufgaben nur einen kleinen Teil der Aufgaben ab, die jeder einzelne Mitarbeiter in seinem Arbeitsalltag bewältigen muss. «Darum geht ConSense mit dem ConSense-Taskboard noch einen Schritt weiter. Das ConSense-Taskboard orientiert sich an der Kanban-Methode zur Prozesssteuerung und dem daraus bekannten Kanban-Board, das anstehende Aufgaben strukturiert und nach Prioritäten sortiert visuell darstellt und Fortschritte optisch nachvollziehbar macht», erklärt Dr. Alexander Künzer, Geschäftsführer der ConSense GmbH.
Die Hauptquelle für die im Taskboard dargestellten Aufgaben ist das ConSense- Massnahmenmanagement. Zusätzlich können auch Aufgaben aus anderen Quellen ergänzt werden, z.B. als zur Nachverfolgung gekennzeichnete E-Mails und Aufgaben aus MS Outlook sowie aus ConSense Minutes, dem Tool zur einfachen und systematischen Dokumentation von Besprechungen.
All diese Aufgaben werden im ConSense-Taskboard zusammengeführt und in übersichtlicher Kachelform auf dem persönlichen Board dargestellt. Hier stehen sie dann zur Weiterbearbeitung zur Verfügung. Alle zu erledigenden Tätigkeiten werden in Spalten nach den Kategorien «Offen», «In Bearbeitung », «Wartet» oder «Erledigt» sortiert und dem Ampelsystem entsprechend nach Dringlichkeit farbig gekennzeichnet. Damit visualisiert das ConSense-Taskboard auf einen Blick alle persönlichen Aufgaben und ermöglicht die individuelle Priorisierung, Planung, Umsetzung und Kontrolle. Der Nutzer kann jederzeit abrufen, in welchem Schritt sich die jeweilige Aufgabe befindet. Mit dem ConSense-Taskboard sind alle wichtigen Informationen und Termine sowie der Fluss der Bearbeitung stets präsent und lassen sich gut in den Arbeitstag integrieren.
Zuverlässige Umsetzung gesichert
Ein softwaregestütztes Massnahmenmanagement bringt Struktur in die Umsetzung von Massnahmen und unterstützt dabei, diese systematisch und einheitlich umzusetzen. «Mit dem Modul Massnahmenmanagement lassen sich standardisierte Abläufe zur Massnahmenbearbeitung inklusive Analyse, Freigabe, Kontrolle und Wirksamkeitsprüfung etablieren, die in jeder Abteilung auch optisch einheitlich geführt werden. Das Taskboard hilft darüber hinaus bei der persönlichen Organisation jedes einzelnen Mitarbeiters. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass dies für Unternehmen jeder Grösse eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag ist. Das positive Feedback unserer Kunden gibt Bestätigung: Die Unternehmen sind dankbar für einen einheitlichen Standard, der dem Umgang mit Massnahmen Struktur verpasst und für eine zuverlässige Umsetzung sorgt», unterstreicht Dr. Alexander Künzer.
