Kleine Schritte, grosse Wirkung

Qualitätsoptimierung ist ein fortwährender Lernprozess, mitunter akzentuiert durch un-erwartete Herausforderungen – so wie bei der ibw in Wohlen. Anfang der 2000er-Jahre erarbeitete sich das Aargauer Unternehmen eine Vielzahl von Qualitätsmanagement­ dokumenten und stellte sie ins Intranet. So weit, so vorbildlich. Die zur Datenverwal-tung gewählte Dokumentenstruktur erwies sich jedoch in der Folge als kompliziert und im Alltag als nicht sehr benutzerfreundlich. Gesuchte Dokumente waren kaum aufzufin-den.

Unter dieser Situation litten die Mitar-beitenden der ibw. Das KMU mit 90 Mitarbei-tenden versorgt ein bedeutendes Einzugs­ gebiet in und um Wohlen mit Strom, Wasser und Gas. Ausserdem erbringt die ibw eine Vielzahl von Dienstleistungen und besitzt mit dem ibw-Shop auch ein eigenes Elektro-fachgeschäft. Mit Recht stolz ist man unter anderem auf den schweizweit hervorragen-den Anteil selbst produzierter Solarenergie.

Wo sind die Verträge?
Zur Erfüllung ihrer Aufgaben hat die ibw rund 800 Verträge mit Dritten abgeschlos-sen. Mal geht es um den Standort einer Ver-teilkabine, mal um ein Wasserreservoir, mal um Durchleitungsrechte, mal um ein War-tungsabkommen mit externen Prüfinstituten und vieles mehr. Noch vor sieben Jahren war diese Vielfalt an Verträgen in herkömmlichen Ordnern abgelegt – und zum Teil erst noch in verschiedenen Büros.

Rolf Häusler, zuständig für Arbeitssicher-heit, Qualitätsmanagement und Sonderpro-jekte der ibw, erinnert sich: «Unsere Geschäfts-, Bereichs- und Projektleiter durchstöberten häufig die diversen Ordner bei der Suche nach irgendwelchen Verträgen. Da diese nicht digi-tal erfasst waren, musste viel Aufwand betrie-ben werden, und es bestand das Risiko, dass wir wichtige Vertragsfristen verpassen.»

Jetzt aber richtig
Die ibw-Geschäftsleitung beauftragte Häus-ler, ein funktionierendes elektronisches Ver- tragsmanagement aufzugleisen. Er evaluierte verschiedene Anbieter und besuchte dabei auch einen Workshop der Zofinger IQS AG. Die Firma gilt mit ihrem elektronischen Qua-litätsassistenten IQSoft schweizweit als Lea-der im digitalen Qualitätsmanagement. Das Programm wird seit 25 Jahren laufend weiter-entwickelt und vor allem: Der Kunde kauft bei dieser Software-Lösung nur, was er braucht.

Modular?
Rolf Häusler: «Ich war von Anfang an begeis-tert. Der Aufbau mit Modulen, die man ein-zeln erwerben kann, ist ein starkes Argument. Die IQS AG ist zudem eine überschaubare Fir-ma. Man arbeitet immer mit den gleichen Leuten zusammen. Das gefällt mir.»

Häusler riet seiner Geschäftsleitung zum Kauf. Ende 2013 erwarb man die Basis-plattform und das Modul Vertragsmanage-ment. Es folgte eine kurze Schulung, und dann ging es ans Erfassen der Verträge.

Wunderbar
Was hat sich denn nun durch die Einführung des Vertragsmoduls verbessert? «Zuallererst hatte die endlose Sucherei ein Ende. Alle Ver-träge sind nach mehreren Kriterien abrufbar! Unsere Projektleiter bestätigen mir immer wieder: Diese Funktion ist Gold wert.»

Rolf Häusler und seine Kollegen profi-tieren damit von zwei Hauptvorteilen der IQSoft-Architektur. Jedes Detail der erfassten Dokumente steht dank Volltextsuche mit ein, zwei Klicks zur Verfügung. Und das Vertrags-modul lässt sich branchenunabhängig an in-dividuelle Bedürfnisse anpassen.

«Wir sind auf einem prima Stand»
Wer bei der ibw einen Dienstbarkeitsvertrag anschauen will, kann aus vier Zuordnungen wählen: Objektsuche, Gemeinde, Rechte und – ganz besonders nützlich – Parzellennummer. Auch andere Verträge sind sofort einsehbar. «Es ist jetzt sehr einfach, etwas zu finden. Wir sind auf einem prima Stand», sagt Häusler.

Für Mitarbeitende, die mit Verträgen arbeiten, ist dieser «neue» Service enorm nützlich. Und erst recht für Qualitätsleiter Häusler: «Alle sechs Monate mache ich mittels IQSoft eine schnelle Gesamtauswertung. Wir wissen auf einen Blick, welche Fristen wir ha-ben, und entscheiden gezielt, ob Verträge ver-längert werden oder nicht.»

Ein weiterer Vorteil des digitalen Assis-tenten: präzise Zugriffsrechte. Im Papier­ zeitalter «hatten Leute Zugriff auf Ordner, die nichts mit den Verträgen zu tun hatten», so Häusler. «Damit ist nun Schluss: Jeder sieht nur, was er sehen soll.»

Lückenlose Betriebsmittelverwaltung
Ende 2015: Rolf Häusler setzte seinem Unter-nehmen und sich selbst ein weiteres an-spruchsvolles Ziel: die Einführung der elek­ tronisch gelenkten Betriebs- und Prüfmittel-verwaltung. Es passte ihm nicht, dass es keine systematische Dokumentation von Funk­ tionskontrollen gab – auch nicht bei den Be-triebsmitteln. In Absprache mit der Ge-schäftsleitung erwarb er das IQSoft-Modul Betriebsmittelverwaltung. Seither werden alle Wartungen und Kontrollen erfasst und sind problemlos rückverfolgbar.

Zur rechten Zeit der richtige Entscheid
Es erstaunt wohl nicht, dass Rolf Häusler bei Audits ein gefragter Ansprechpartner ist. Seine Kollegen brauchen lückenlose Qualitätsnach-weise, beispielweise für die Prüfer des Eid­ genössischen Starkstrominspektorats (ESTI): «Ich liefere so etwas auf Knopfdruck. Die Audi-toren sind immer sehr zufrieden.»

In Häuslers Branche gilt, was man vieler-orts beobachten kann: Normen werden laufend verschärft. «Ich würde sagen: Wir haben genau zur richtigen Zeit Gas gegeben, vielleicht sogar ein wenig früher als manche Mitbewerber.»

Vorsorgen lohnt sich
Auch Hans-Peter Kost, Verwaltungsratspräsident der IQS AG, betont die Bedeutung kontinuierlicher Verbesserungen in jedem KMU: «Es gibt klare Vorgaben. Im Falle eines Unfalles packt das Gesetz nicht den Qualitätsleiter, sondern die Geschäftsleitung. Salopp gesagt: Wenn etwas passiert und du kannst nicht nachweisen, dass Ausbildungen gemacht und Betriebsmittel gewartet sind, hast du ein Problem.»

Gute Ausbildung als Plattform für mehr Sicherheit
Als Sicherheitsbeauftragter seines Unterneh-mens appelliert Rolf Häusler stark an die Ver-antwortung der Geschäfts- und Bereichslei-ter. Man könne aber – so meint er ganz prag-matisch – noch ausbauen: «Nicht nur bei den Maschinen. Wir wollen ja auch nachweisen, welche Ausbildungen gemacht werden.»

Sensibilisiert fürs Thema Ausbildung wurde Häusler durch sein Mitwirken in der Kommission für Arbeitssicherheit im VSE, dem Dachverband seiner Branche. Als Folge erar-beitete er für die ibw ein Ausbildungskonzept:

«Es war ja nicht so, dass Ausbildungen nicht durchgeführt wurden. Sie wurden auch erfasst, aber via Excel – ein File pro Mitarbeiter. Eine schnelle Übersicht war nur schwierig zu er-halten, und vor allem die gemäss Ausbildungs-konzept periodisch wiederkehrenden Ausbil-dungen konnten nicht vorausschauend geplant werden. Im Sommer 2018 beschaffte die ibw deshalb die Ausbildungsverwaltung EDUC: «Mit diesem Modul erfassten wir rückwirkend alle gemachten Kurse bis ins Jahr 2002.»

Der Effekt ist nicht nur die von Audito-ren eingeforderte Nachweisbarkeit. Aufgrund der neu gewonnenen Übersicht ist nun für alle Geschäfts- und Bereichsleiter ohne viel Aufwand klar ersichtlich, welche Ausbildun-gen zu planen und zu budgetieren sind.

Sommer 2019: Zeit für den Klassiker
Das Vertragsmodul wurde 2014 bedürfnisorientiert aktiviert. Der Entscheid für die Prüf­- und Betriebsmittelkontrolle war 2015 sicherheitsgetrieben, ebenso die Optimierung der Ausbildungen im Jahre 2016. Doch auf die umfassende Dokumentenverwaltung – den Klassiker des digitalen Qualitätsmanage-ments – setzt man bei der ibw erst seit Mitte 2019.

Alles für alle mit zwei Klicks
Rolf Häusler: «2018 und 2019 habe ich die rund 400 Qualitätsmanagementdokumente gemäss der neu definierten Prozessarchitek-tur der ibw umnummeriert, mit einem neuen Layout versehen und mit IQSoft verknüpft. Abrufbar sind die Dokumente von jedem PC über die einfach strukturierte Prozessgrafik oder über diverse Suchfunktionen. Das funk-tioniert tadellos. Alle können alles mit zwei Klicks abrufen.» Nicht umsonst ist das Doku-mentenmanagement mittlerweile die bestge-nutzte IQSoft-Funktion bei der ibw.

Vom Kleinen erfolgreich ins grosse Ganze. Häusler passt’s: «Ich spüre eine neue Dynamik. Das ist gut!»