Wissen im Unter­ nehmen sichern und weiterentwickeln

Grundsätzlich gilt, dass Prozesse vor einer ­Digitalisierung erst verschlankt werden müs-sen, da die Lösung sonst zu aufwendig und die Übersicht damit nicht verbessert wird. Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutsch-land AG, hat es einmal treffend formuliert: «Wenn Sie einen Scheiss-Prozess digitalisie-ren, dann haben Sie einen scheiss-digitalen Prozess.» Aus diesem Grund müssen Prozesse zuerst gemeinsam mit den beteiligten Mit­ arbeitern verschlankt, neu gestaltet und dann auch im Tagesgeschäft gelebt werden.

Lean Digital – erst Prozesse verschlanken, dann digitalisieren
Die Digitalisierung der Prozesse macht vor al-lem auch dann Sinn, wenn am Prozess betei-ligte Mitarbeiter nicht immer physisch vor Ort sein können, beispielsweise bei globalen Entwicklungsteams, Service- oder Verkaufs-mitarbeitern.

Transparenz schaffen durch ein digitales Kanban-Board
Die Transparenz kann durch ein digitales Kanban-Board auf einfache Art und Weise geschaffen werden. Kanban bedeutet auf Ja-panisch «Karte» und ist im Produktions­ umfeld ein System zur Steuerung des Mate­ rialflusses und der Fertigung nach dem «Pull»-Prinzip (ziehendes Prinzip). Kanban ist zudem eine von David J. Anderson 2004 entwickelte Methode, um mit einfachen Mitteln­ einen transparenten Prozess abzu-bilden, welcher Engpässe schnell sichtbar macht und durch einen interdisziplinären Teameinsatz (idealerweise durch täglich Ab-stimmungs-Meetings) Störungen in Prozes-sen reduziert.

Bei dieser Kanban-Methode kommen folgende Kernpraktiken zur Anwendung:

• Visualisiere den Fluss der Arbeit
• Limitiere die Menge paralleler Arbeit
• Miss und steuere den Fluss
• Mache die Regeln für den Prozess explizit
• Implementiere Feedback-Zyklen
• Verbessere den Prozess kontinuierlich

Digitales Kanban-Board zur Nutzung als Wissensdatenbank
Durch die digitale Nutzung eines solchen Kanban-Boards kann dieses nun auch als Wissensdatenbank eingesetzt werden, was bei einer analogen Anwendung (z.B. mit Post-it-Zetteln) aufgrund der nicht vorhandenen Datenspeicherung nicht möglich ist. Somit sind alle Punkte, welche einmal innerhalb des Prozesses besprochen und notiert wurden, jederzeit wieder abrufbar.

Weiterentwicklung des Wissens durch einen digitalen Mitarbeiter-KVP
Die besten Ideen kommen den Mitarbeitern oft während der täglichen Arbeit im Prozess – meist zu einem Zeitpunkt, bei welchem keine­ Zeit ist, die Idee auch sofort umzuset- zen.

Die letzte Kernpraktik bei der Kanban- Methode heisst «Verbessere den Prozess kon- tinuierlich». Um diese umzusetzen, kann ein digitaler Mitarbeiter-KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) eingeführt werden. Dieser wird idealerweise auf der gleichen Software (beispielsweise mittels JIRA) reali- siert, allenfalls sogar direkt im Kanban-Board des entsprechenden Prozesses.

Auch hier ist es wiederum wichtig, dass die Ideen der Mitarbeiter transparent erfasst und dann in einem Team besprochen und schnell umgesetzt werden. Dabei ist eine ein- fache Dokumentation wiederum ein wichti- ger Schritt, um das neu generierte Wissen al- len im Unternehmen nutzbar zu machen. Neben der Schaffung der Transparenz über den gesamten Prozess und die Nutzung als Wissensdatenbank können mit einem Kan-ban-Board und einem effizient gestalteten Prozess zur Unterstützung auch der Auf-wand und die Durchlaufzeit von Projekten massiv gesenkt werden. Die Methode lässt sich bei sehr vielen Prozessen anwenden. Vo- raussetzung ist eine ans Unternehmen ange-passte Umsetzung unter Einbindung von be-troffenen Mitarbeitern und eine Digitalisie-rungslösung, welche rasch an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann – ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung.